Assistant(e) Back-Office Communication et Administration des Ventes
AttrapTemps, agence conseil fondée en 1996, crée et réalise des campagnes traditionnelles et numériques pour les PME et les institutionnels. Dans sa quête d’une performance globale et dans une optique de développement, l’agence recherche de nouveaux talents. Ce talent, c’est peut-être vous…
Offre d’emploi en CDI – 35h – Recrutement Assistant Back-Office Communication et Administration des Ventes.
Nous recherchons un Assistant Back-Office Communication et Administration des Ventes fiable, mature et rigoureux. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du back-office de l’agence, garantir l’efficacité des processus d’administration des ventes et la qualité de la communication, notamment dans la relation avec les fournisseurs et l’équipe de production.
Objectif principal : Être le bras droit indispensable des chefs de projets et co-gérants dans la gestion opérationnelle des missions récurrentes (facturation, suivi de production, gestion des dossiers) pour garantir la fluidité et l’efficacité des projets.
Note importante : Afin d’assurer une pleine satisfaction et un engagement durable sur les missions confiées, ce poste est un rôle stable et structurant d’assistance back-office. Il ne vise pas une évolution vers un poste de Chef de Projet à court ou moyen terme, il n’est pas demandé de compétences initiales ou d’expérience préalables dans le domaine de la communication.
Compétences
- Expérience significative dans le back-office, l’administration des ventes ou un rôle similaire.
- Maîtrise des outils de bureautique (notamment Google Workspace) et connaissance de l’univers Mac.
- Capacité à gérer des tâches multiples et à respecter les délais de manière rigoureuse.
- Connaissance du Web, du Print et du e-marketing.
- Intérêt ou connaissance de l’intégration de l’IA dans les processus métier est un plus.
- La connaissance de la suite Adobe est un plus.
Note : Le/la salarié(e) sera amené(e) à accomplir toutes les tâches de travail qui lui seront confiées relevant de son métier.
Capacités
- Exemplarité : Savoir-être irréprochable, professionnalisme, courtoisie et excellente présentation. Sens de la confidentialité.
- Relationnel : Appétence pour la relation client/fournisseur, goût du service, empathie/écoute active, très bonnes capacités de communication orale et écrite, bonne humeur au quotidien.
- Efficacité : Maturité, intelligence situationnelle, gestion du stress, sens des priorités, capacité à anticiper, gestion du temps, rigueur.
- Cognitif : Agilité intellectuelle et factuelle, capacité à comprendre rapidement les processus et à apprendre, polyvalence.
- Confiance : Être une personne de confiance, disponible en permanence pour l’équipe.
Vous aurez les responsabilités suivantes :
1. Administration des Ventes et Suivi Opérationnel
- Gestion de la facturation et du suivi : Assurer la facturation et son suivi rigoureux.
- Gestion des dossiers : Gérer et archiver les briefs de communication et construire les dossiers d’appels d’offres avec validation du supérieur hiérarchique.
- Achats et Devis Fournisseurs : Demander les devis fournisseurs et les saisir sur le logiciel de gestion après validation du Chef de Projet ; valider les commandes et assurer leur suivi.
- Suivi des délais : Assurer un suivi rigoureux des délais de production et de livraison, en veillant au respect des engagements contractuels.
- Gestion de la qualité : Prendre en charge les relectures/vérifications des supports de communication pour garantir la qualité et la conformité.
2. Support Administratif et Relationnel
- Accueil et communication : Accueillir les clients et assurer les déplacements clients/fournisseurs.
- Communication interne/externe : Répondre au téléphone, gérer les mails et prendre en charge la relation et les échanges quotidiens avec l’équipe de production (interne ou externe).
- Ordonnancement des tâches : Ordonnancement et planification des tâches opérationnelles (via l’outil de gestion type Furious ou autre).
- Relation Fournisseurs : Gérer les relations avec les fournisseurs et veiller au respect des engagements contractuels et des délais.
- Achats divers : Gérer les achats divers (liés aux projets et à la vie de l’agence).
3. Contribution aux Projets et Amélioration des Processus
- Support Projet : Assurer le rôle de second et d’accompagnateur sur les projets ; concevoir et rédiger les devis pour les Chefs de Projet.
- Intégration technologique : Contribuer à l’intégration et à l’optimisation des processus par l’utilisation de l’Intelligence Artificielle (IA) et des outils de pilotage.
